Por Juan Gabriel Mendoza Pérez, Heidi Itandehui Carrizal García y Kissis Vivi Falcón González
El Sistema Institucional de Archivos (SIA), se integra por tres tipos de archivos claramente definidos según su función y temporalidad: de trámite, de concentración y el histórico. El primero resguarda la documentación en uso cotidiano por las unidades administrativas, documentos con valor administrativo, legal, fiscal o contable; el segundo, conserva los expedientes que ya han concluido su vigencia en trámite, pero que aún tienen algún valor primario; y el tercero recibe aquellos documentos con valor permanente, que por su relevancia histórica cuentan con valores
informativo, evidencial o testimonial. Cada uno de estos archivos cumple una etapa fundamental en el ciclo de vida documental, y su adecuada articulación garantiza una gestión eficiente y responsable de la información pública.
El archivo de Concentración es una pieza estratégica dentro del Sistema Institucional de Archivos, ya que tiene la función de resguardar de manera precautoria, los expedientes generados por las áreas administrativas una vez que han cumplido su vigencia en trámite. Este espacio debe asegurar que la documentación esté debidamente clasificada, ordenada y registrada, a fin de facilitar su localización oportuna para consultas, auditorías, procesos legales o investigaciones.
Sin embargo, en la práctica este archivo enfrenta importantes desafíos que obstaculizan su correcto funcionamiento. Uno de los más comunes es la carencia de espacios físicos adecuados para albergar la documentación, muchos sujetos obligados destinan al archivo de concentración lugares improvisados, sin las condiciones mínimas de preservación documental: prevalece la humedad, la falta de ventilación, la acumulación desorganizada de documentos, y la ausencia de mobiliario adecuado. Esta situación pone en riesgo no solo la integridad física de los documentos, sino también su valor probatorio y administrativo.
Otro reto relevante, es la informalidad en la transferencia primaria, en lugar de realizarla como un procedimiento debidamente instrumentado, algunos sujetos obligados simplemente trasladan expedientes al archivo de concentración sin constatar el contenido de los expedientes y el inventario de transferencia primaria, o no cuentan con el registro del inventario de concentración.
Esta omisión impide el adecuado control de la documentación, ya que mientras no se formalice la transferencia, no corre la vigencia establecida para la fase de concentración, es decir los plazos de conservación no se computan formalmente.
A estos problemas se suma la escasa asignación de personal, frecuentemente, el archivo de Concentración es atendido por una sola persona o por trabajadores que no han recibido capacitación en materia archivística. Esta situación obedece en parte a una herencia institucional: durante años, el trabajo en archivo fue visto como un castigo o como una tarea menor dentro del organigrama administrativo, aunque esta visión ha comenzado a cambiar con el impulso de la normatividad vigente, como la Ley General de Archivos, aún persisten estigmas que dificultan la profesionalización del área y el reconocimiento de su valor estratégico.
Superar estos desafíos requiere un compromiso real por parte de los Sujetos Obligados, es indispensable fortalecer los archivos de concentración mediante recursos suficientes, contar con una infraestructura adecuada, capacitar continuamente al personal, y la implementación rigurosa de procedimientos técnicos, solo así se garantizará la correcta organización, conservación y acceso a los documentos públicos, en beneficio de la transparencia, la rendición de cuentas y formación de la memoria institucional.
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