Los desafíos enfrentados al elaborar la catalogación de los siglos 16 al 18
Irma Lidia Zárate Cruz
En octubre de 2017 dio comienzo el gran reto de implementar la identificación, clasificación y descripción de la documentación de los siglos 16, 17 y 18, resguardada en el Archivo Histórico del AGEO, tareas realizadas por el personal adscrito al área de descripción documental.
Para llevar a cabo este proyecto, primeramente se capacitó al personal en paleografía y diplomática, la cual estuvo a cargo del Lic. Jacobo Babines López, Director del Archivo Histórico del AGEO, este curso facilitó la lectura, identificación, clasificación y descripción de la documentación.
Posteriormente se elaboró un instrumento de consulta a nivel catálogo, para satisfacer la búsqueda de información de los usuarios interesados en la época colonial, identificando los siguientes elementos internos de los documentos: fecha (año, mes y día), lugar, tipología documental, autor, destinatario y asunto, datos que permitirán realizar búsquedas por nombre de persona, nombre de lugar y años.
También se recibió el apoyo del Departamento de Conservación y Restauración, ya que esta documentación pasó por un proceso de estabilización, que por las condiciones en que estuvieron resguardados los documentos, requirieron de una limpieza profunda, así se evitó poner en riesgo la salud del personal que trabajó en la catalogación.
Las compañeras, Tania Bautista Monroy y Zaria Fuentes Sánchez, fueron las primeras encargadas de la elaboración del catálogo, y conforme iban capturando las descripciones y avanzando en los fondos Histórico 1 y 2, en donde se encontraba localizada la documentación colonial, fueron identificando que la documentación se encontraba fragmentada, concluyendo lo complicado que sería llevar este proyecto, lo cual tomaría no solo meses sino años para su realización.
En febrero del 2018, se integró Blanca Paola Pérez Garro, sustituyendo a Zaria Fuentes, quien trabajando en equipo con Tania Bautista, se dieron a la tarea de ir localizando las partes de expedientes que se encontraban dispersos por varios Fondos: Alcaldías Mayores, Real intendencia, Obispado, Tesorería y Gobierno.
Para no perder las partes localizadas se les realizó un pequeño llamamiento, que no solo sirve para ubicar las partes, también se implementó para indicar al investigador, donde podía encontrar el seguimiento del tema, en otro expediente o en alguna otra caja AG-10 o AG-12. Porque a pesar de encontrarse en un proceso de catalogación, nunca se restringió su consulta, se pidió al área de consulta tener el debido cuidado, al momento de dar a préstamo la documentación al usuario, respetando los llamamientos y el orden de la documentación como se entregaba. Y para evitar algún desorden en la documentación o pérdida de un llamamiento, se llevó un control de préstamo interno, entre las áreas de consulta y descripción documental, cotejándose los documentos consultados.
Al estar en la fase final de la catalogación, se decidió realizar la integración de todos los expedientes que se encontraron desmembrados y localizados con llamamientos en cada uno de los diferentes fondos, ordenarlos y foliarlos, para facilitar al investigador un expediente completo y no en partes. Todo este proceso llevó tiempo, dedicación, esfuerzo y aprendizaje y sobre todo el compromiso de las compañeras para realizar esta gran labor.
En estos momentos la consulta de esta documentación quedará suspendida, ya que comenzará el proceso de organización por siglos, fondo, sección, serie y subserie, de acuerdo a los cinco fondos documentales con que cuenta el Archivo Histórico: Gobierno, Hacienda, Justicia, Milicia y Registro Civil. Finalmente se entregará un instrumento detallado de los documentos coloniales resguardados en este Archivo Histórico
