Archivo General del Estado de Oaxaca: La importancia de la capacitación

La Ley General de Archivos, promulgada el 15 de junio de 2018, en vigor desde junio de 2019, establece que todos los sujetos obligados deben elaborar un Programa Anual de Desarrollo Archivístico (PADA). Esta importante disposición se encuentra también en la Ley de Archivos para el Estado de Oaxaca, vigente desde el 15 de febrero de este año. En el PADA se definen las prioridades institucionales, para buscar, reunir, en forma integral, los recursos humanos, materiales, financieros, tecnológicos y operativos disponibles. De igual forma, en el programa anual, deben estar contenidos los programas de organización y capacitación en gestión documental y administración de archivos, incluyendo los necesarios mecanismos e instrumentos que favorezcan la consulta.

El PADA es una herramienta muy importante, puesto que en él se reúnen todas las medidas para asegurar la preservación y acceso a la información, así como los procedimientos para la generación, administración, uso, control, migración de formatos electrónicos y su custodia, de los documentos de archivos electrónicos, incluidos los planes de preservación y conservación de largo plazo, teniendo como marco de referencia y base de apoyo las disposiciones y recomendaciones que emanen tanto del Consejo Nacional de Archivos, como el Consejo Local de Archivos. El artículo 42 de ley estatal para los archivos establece, también, que en los respectivos programas anuales deben figurar las estrategias de preservación de los documentos y los archivos electrónicos, por lo que hay que definir las acciones que garanticen los procesos de gestión electrónica. Los documentos contenidos en archivos electrónicos, que pertenezcan a series documentales con valor histórico, deberán conservarse en sus respectivos formatos originales, así como resguardarse sendas copias de su representación gráfica o visual, en las que se recojan y figuren todos los llamados metadatos descriptivos. De lo anterior se desprende, la importancia fundamental que tienen y tendrán los procesos de digitalización de documentos escritos y fotográficos en los respectivos programas anuales.

Gracias a la estrecha colaboración, llevada a cabo en los últimos años, entre la Asociación para el Desarrollo de Archivos y Bibliotecas de México (ADABI) y el AGEO, los planes y programas de capacitación en materia de preservación y conservación, y de digitalización, se diseñaron a principios de este año para cumplir con las nuevas disposiciones del marco jurídico, yendo más allá de un diagnóstico, de las necesidades y capacidades de los departamentos de Restauración y de Reprografía del Archivo General. La emergencia sanitaria provocada por el COVID 19 y las medidas de prevención adoptadas por las dos instituciones, hicieron más que evidente que debía avanzarse rápidamente mediante cursos de capacitación, en ambas materias, pero en la modalidad a distancia. Asimismo, los desafíos de la preservación digital comenzaron rápidamente a gravitar y volverse cada día más relevantes para todas las áreas del Archivo General, haciendo indispensable el intercambio continuo de experiencias, la adquisición y diseminación de conocimientos y el desarrollo de nuevas herramientas. Fue así como finalmente inició el pasado 4 de agosto, un curso virtual de digitalización que se abrió a la participación de otras instituciones, empezando por los miembros de la Red de Unidades de Información de Oaxaca (RUIO).