Archivo General del Estado de Oaxaca: La valoración documental

Imaginemos que nos encontramos ante un conjunto de documentos de archivo que se hallan contenidos en cajas, otros conformados en legajos, a la antigua, como si fueran sándwich: dos pedazos de cartón unidos por un mecate rematado por un nudo de un hojal. Y que esto fuera nuestra materia prima para trabajar. Decenas de metros lineales y varios cientos de kilos esperando a ser identificados y posteriormente valorados para su destino final: la conservación o la baja definitiva. ¿Cómo saber hacer la distinción entre un documento que debe conservarse para la posteridad y otro que se recicla? De forma breve explicaremos algunos elementos que permiten a los archivistas tener las herramientas metodológicas para realizar tal labor. 

La acción de valorar en nuestra vida cotidiana se realiza cuando se le concede importancia a una cosa o persona. Desde el punto de vista de la ética, se refiere a un determinado juicio que cada acto tiene a los ojos de un individuo. Si conjuntamos ambas concepciones, el darle un valor a algo o a alguien, implica el conocimiento del mismo, un análisis de sus hechos, maneras, formas, así como el saber qué es bueno o malo. Tomando en cuenta lo anterior, en la archivística tenemos también que aplicar una serie de análisis, identificación, organización y acciones para valorar el testimonio material de un hecho o acto realizado en funciones por una institución, que se plasma en el documento de archivo constituído en series documentales.

La importancia del documento a valorar no radica en su soporte, que puede ser en papel, de manera digital o en cintas sonoras o audiovisuales, sino en el contenido que tienen y que da testimonio de las actividades sustantivas o comunes de cualquier institución. La valoración se realiza para que los archivos de las instituciones puedan evitar la explosión documental, es decir, la acumulación natural de documentos que, muchas veces sin estar organizados e identificados, se conservan por años en los archivos de concentración.

De acuerdo con las normativas archivísticas internacionales, los documentos conformados en series documentales se analizan a través de la determinación de los valores primarios y los valores secundarios, que, de acuerdo a los mismos, se determinan en el Catálogo de Disposición Documental o Cadido, los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial de una determinada serie documental.

Con la valoración primaria se establecen parámetros de utilidad de la documentación de gobierno y con ello, se facilitan los plazos de retención basados en las necesidades institucionales. De acuerdo a cada función específica de cada institución son también los valores primarios, que pueden ser de carácter administrativo, legal, técnico, fiscal, contable, entre otros. En general, este valor se adjudica a aquellas series documentales que le sirven a la entidad productora como instrumento y referencia para el desarrollo de su gestión institucional.

En cuanto a la valoración secundaria, está acción permite identificar aquella documentación de valor permanente que será objeto de transferencia secundaria y conservación definitiva en la institución. Este valor se relaciona con la finalidad histórica, científica, evidencial, testimonial de aquellos documentos que una vez concluida su utilidad primaria son valiosos para el patrimonio documental, para la historia, la investigación y/o la sociedad en general. De esa manera los documentos de valoración secundaria se clasifican en evidencial, informativo y testimonial.

Cabe destacar que la valoración documental no se realiza exclusivamente con los documentos antiguos, es decir, con aquellos que tienen una temporalidad superior a los 20 o 40 años; la valoración documental se realiza a partir de que un expediente de archivo, cualquiera que sea su temática, se concluye, por lo que cualquier documento de archivo, constituido en un expediente, debe de formar parte de una serie documental a valorarse.