Archivo Histórico del AGEO, un sueño hecho realidad

El proyecto de rescate del Archivo Histórico del Estado de Oaxaca inicia en el mes de julio de 2011, teniendo como objetivo la organización de documentación que se encontraba en paquetes, con daño por humedad, en malas condiciones, haciendo difícil la localización de  la información; fue necesario realizar transferencias de las instalaciones de Santos Degollado, donde se localizaba el archivo de concentración del Archivo General del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca, a las instalaciones de Calzada San Felipe del Agua número 322, en la que se estableció la sede para la organización de los documentos.

Los procesos realizados para la organización fueron la identificación, que consistió en la lectura, análisis de los principios de procedencia (quien genera la documentación) y orden original (que todos los documentos estén ordenados conforme al proceso administrativo); la  clasificación, para la que fue necesario crear cinco cuadros clasificadores: Gobierno, Hacienda, Justicia, Milicia y Registro Civil, basados en las entidades generadoras de la documentación, estructurados a su vez en secciones y series; la ordenación, para la que se tomaron criterios alfabético-cronológicos, con una separación por siglos; la integración y resguardo, que consistieron en la incorporación de los expedientes de las series documentales y su resguardo en cajas modelo AG12; en esta última etapa se elaboró el inventario (instrumento de control); otras de las actividades dentro del proyecto fueron la estabilización y conservación de documentos, las cuales se realizaron para mantener los documentos en buen estado para su manipulación.

NUEVOS ESPACIOS DE TRABAJO

Durante la organización del archivo se generó una gran cantidad de documentación, lo que dio origen a la necesidad de apertura de nuevos espacios de trabajo; la bodega Mariano Escobedo (calle Mariano Escobedo número 103) y la bodega Pino Suárez (calle Pino Suárez número 405); en esta última sede se realizó la integración final, con la cual concluyó el proyecto de organización en el mes de agosto de 2017; en este mismo año se elaboran las guías documentales, instrumento que proporciona información general, exacta y concisa sobre los fondos documentales, basado en la investigación de toda la documentación que se fue generando.

Con fecha 27 de febrero de 2017 se emite el decreto de creación del Archivo General del Estado de Oaxaca (AGEO), publicado en el Diario Oficial, el cual establece como ejes rectores la organización, conservación y difusión de la documentación, reforzando el gran trabajo que se venía realizando y la importancia de conservar la memoria del Estado de Oaxaca.

REPOSITORIOS, DESTINO FINAL

La movilización final a las instalaciones del Archivo Histórico, ubicadas en la calle Los Pinos esquina con Avenida Canteras s/n Santa María Ixcotel, Santa Lucía del Camino, Oaxaca, se realizó en el mes de septiembre de 2017; se depositaron los documentos en bóvedas especializadas  con control de temperatura y humedad, denominadas repositorios, destino final para albergar los documentos. 

En este mismo mes se abre al público el área de consulta del Archivo Histórico del AGEO, resultado de un gran proyecto que nace como un sueño, el de concluir con la organización y posteriormente brindar al público en general un servicio de calidad en la consulta de la información; en este momento, la documentación se encuentra a un nivel inventario con guías documentales y se continúa trabajando para obtener un catálogo documental.

Hablar de un archivo histórico no se trata solo de hablar de un edificio, se trata de la documentación histórica que se alberga como fuente primaria de información, del gran tesoro que guardan los documentos, de un sueño para muchos de nosotros, que ahora es una realidad.