AGEO| La valoración documental en los archivos

Valoración de documentos.

Los Archivos son los repositorios donde se reguarda la memoria histórica de un país y tienen como función principal poner a disposición de el/la usuario/a los documentos para conocer diferentes ámbitos: social, económico, político, cultural, etc. Para esto es necesario realizar tareas archivísticas de gestión documental y una correcta administración de los documentos, procesos que deben realizarse dentro del Sistema Institucional de Archivos (Área coordinadora de archivos, unidad de correspondencia, archivos de trámite, concentración e histórico), cumpliéndose con los procesos de organización, conservación y difusión de los documentos y garantizando el acceso a la información, derecho fundamental que tiene toda persona.

¿Qué es un archivo?

“El conjunto organizado de documentos producidos o recibidos por los sujetos obligados en el ejercicio de sus atribuciones y funciones, con independencia del soporte, espacio o lugar que se resguarden” El hecho de mantener los documentos organizados, nos permite evitar la explosión documental y resguardar documentos que son de relevancia para la memoria histórica de nuestro estado y país. Documentos que testifican la gestión institucional, fundamentan los derechos y obligaciones de los ciudadanos, facilitan la toma de decisiones y son fuente de
información en cuanto a acciones de transparencia.

Ahora bien, ¿cómo lograremos este resguardo en los archivos? mediante la valoración documental. José La Torre define como: “ La valoración es en consecuencia, la fase del tratamiento archivístico en la que después de analizar los valores de los documentos, se decide si éstos deben transferirse al archivo histórico, o si por el contrario, deben eliminarse o conservarse parcialmente, en cuyo caso se deben aplicar técnicas de selección”.
Para llevar acabo dicho tratamiento archivístico, se debe tener en cuenta, el ciclo vital de los documentos:

La valoración documental nos permite la selección de documentos que serán dados de baja y los que se transferirán a los archivos históricos, por eso se debe realizar la primera fase de organización: la identificación, proceso donde se realiza el análisis intelectual del documento, el objetivo en esta fase es el conocimiento de las funciones de la institución, su evolución orgánica, competencias administrativas y atribuciones. Esta parte se desarrolla con la consulta de decretos, reglamentos, manuales de organización, manuales de procedimientos, lineamientos internos y legislación. Posteriormente se clasifican y ordenan los documentos, como resultado se obtendrá el cuadro clasificador y catálogo de disposición documental, donde se estipulan las funciones sustantivas y comunes de la institución, agrupándolas en expedientes homogéneos.

¿Qué es una función sustantiva y común?

Para hacer una buena valoración es necesario distinguir las funciones comunes: conjunto de atribuciones que sirven de apoyo para realizar las actividades para las que ha sido creado el organismo, ejemplos de esta función son las que desarrollan las unidades administrativas, contables y jurídicas. Y las funciones sustantivas: atribuciones específicas de cada dependencia o entidad que la hacen diferente de entre sus similares y que
constituyen la razón de ser del organismo.

En el proceso de valoración se deben considerar los siguientes principios:

* No se puede valorar si no está organizado y no cuenta con sus instrumentos de control.

* No se valoran documentos o expedientes, sino series documentales.

* Se realiza conjuntamente con el responsable del archivo de concentración.

La valoración de un archivo no tendría por qué ser una tarea difícil, debido a que debe de realizarse por un grupo interdisciplinario con conocimientos en la materia y en coordinación con todas las áreas correspondientes al Sistema Institucional de Archivo. Trabajo que constantemente realizamos en el Archivo General del Estado de Oaxaca.