AGEO| Archivo de trámite

Es importante contar con el inventario de archivo de trámite, donde los expedientes se encuentren debidamente identificados, ordenados y localizados.

Al formar parte del equipo de trabajo del Archivo General del Estado de Oaxaca (AGEO) y como responsable del archivo de trámite de la Dirección de Clasificación de Archivos, he podido observar la importancia que tiene el correcto manejo de los documentos de archivo, no solamente en el AGEO, sino en cada una de las dependencias de la administración pública.

Tomando como base la Ley General de Archivos, se entiende como archivo de trámite el integrado por documentos de archivo de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de los sujetos obligados. 

En esta definición podemos entender por qué esta actividad es fundamental para el buen funcionamiento de las áreas o unidades administrativas, ya que en el archivo de trámite es donde nacen los expedientes con los que se van a apoyar dichas áreas como fuente de información para el desarrollo de sus tareas competentes y la toma de decisiones. Es por eso, que es necesario que los responsables de integrar los expedientes, identifiquen claramente las funciones y competencias de sus áreas administrativas.

Orden e integración

Por experiencia propia, puedo decir que dentro de la administración púbica, en algunas ocasiones no se logran integrar de manera adecuada los expedientes, por no tener claro cuáles son las principales funciones plasmadas en nuestra normatividad, lo cual lleva a que comencemos a abrir expedientes de actividades y funciones que no corresponden a nuestras propias áreas; esto, sin tomar en cuenta los elementos que se determinan para la integración de expedientes como son: guardar los expedientes en folders o carpetas con su portada indicada, integrar el expediente de manera cronológica, que correspondan a un mismo tema, de preferencia no ser perforados y el foliado correcto al cierre del expediente; esto, con base en el numeral 6.4.5.3, inciso D, de los Lineamientos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de la Administración Pública Estatal de Oaxaca.

He logrado observar también que una característica esencial del archivo de trámite es el orden, ya que una de sus funciones es precisamente integrar y organizar los expedientes que se producen, usan y reciben, tal como se establece en el artículo 30, fracción I de la Ley General de Archivos.

Al tener un archivo donde los expedientes se encuentran debidamente identificados, ordenados y localizados, es mucho más fácil dar un seguimiento controlado a las funciones sustantivas que cada área administrativa realiza. Para esto, los responsables de archivos de trámite nos apoyamos con ciertos instrumentos como el inventario de archivo de trámite, donde se especifican datos como: títulos y claves de expedientes, descripción de expedientes y su ubicación física, así como carátulas de expedientes para una mejor identificación.

Guarda, custodia y conservación

Se debe considerar que el espacio físico y el mobiliario de los archivos de trámite sean óptimos para garantizar la seguridad en la guarda, custodia y conservación de los documentos sin representarles ningún tipo de riesgo.

Otros instrumentos de control con el que nos apoyamos son el Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental, los cuales nos sirven para reflejar la estructura y organización archivística con base en las atribuciones y funciones de cada entidad, así como el registro general y sistemático que establece los valores, vigencias, plazos de conservación y disposiciones documentales, respectivamente.

Estos instrumentos son de gran ayuda, ya que a través de ellos tenemos la pauta para conocer el valor de un expediente y así poder determinar si contiene algún valor histórico de interés público o de trascendencia para el estado o la nación y así ser transferido al archivo histórico, o en su caso, ser destruído mediante el proceso de baja documental como destino final.

En general, se puede reconocer que los archivos tienen un gran valor e importancia no solo dentro de la administración pública para su buen funcionamiento, sino también para la sociedad en general, ya que a través de ellos se quedan registradas las decisiones y actos que realizamos como servidores públicos, derivados de nuestras facultades y responsabilidades establecidas en las disposiciones jurídicas correspondientes; son una fuente fiable de información mediante el cual podemos enriquecer nuestro conocimiento del quehacer diario de la administración pública y garantizar la transparencia gubernamental.

Los expedientes que hoy se integran en los archivos de trámite, en el futuro serán parte de una memoria histórica; nuestros archivos presentes nos ayudarán a reconstruir el pasado y al mismo tiempo construir un mejor futuro para la sociedad.