Preservar archivos, una necesidad

Mario Jiménez LeyvaMario Jiménez Leyva

Participantes del Taller Jornada Estatal por la Armonización Legislativa en Materia de Archivos

Los archivos constituyen la evidencia de la acción gubernamental, por ello las autoridades de los tres niveles de gobiernos deben reglamentar su conservación, pues garantizan la transparencia, rendición de cuentas y el acceso a la información, afirmó el secretario ejecutivo del Sistema Nacional de Transparencia, Federico Guzmán Tamayo. 

Momentos antes de participar en el taller Jornada Estatal por la Armonización Legislativa en Materia de Archivos, destacó que se acaba de aprobar la Ley General de Archivos que pretende homologar el marco normativo desde el municipio, el estado y la federación, en materia de gestión documental y archivos. 

“¿Por qué son importantes los archivos? Bueno, pues porque independientemente del formato donde estén, hablan y dicen lo que es el gobierno, mantienen temas contables para saber en qué se gasta, así como la toma de decisiones; los archivos documentan la acción del gobierno y obviamente no puede haber derecho de acceso a la información, un régimen de transparencia; no puede haber protección de datos, bases de datos, sin una reglamentación y ordenación de los mismos”.

-¿Quién está obligado a conservar y ordenar los archivos?

-Las obligaciones en materia de la vida útil de los archivos son de los sujetos obligados, de las unidades administrativas, los servidores públicos del orden municipal, estatal y federal, pero además deben entender que no es patrimonio de los servidores públicos, sino de las instituciones, del gobierno, pero al servicio de la ciudadanía.

-¿Existen sanciones para quien oculte o extravíe algún archivo?

-Bueno, no hay que olvidar que la obligación es la conservación de los archivos en los términos y estándares que marca la norma, por supuesto que no obedecer la norma en materia archivística respecto a gestión documental puede dar origen a responsabilidades administrativas y, en algunas casos, de tipos penales por cuestión de destrucción dolosa de archivos. 

Guzmán Tamayo dijo que los archivos son necesario no solamente para el régimen de transparencia, sino también para las auditorías y el sistema anticorrupción, porque la mejor evidencia son los archivos, ya que ahí se encuentra lo que se hace o se deja de hacer. “En ocasiones los archivos permiten tener constancia del cumplimiento de la ley y, obviamente, a través de ellos también se puede evidenciar lo que se dejó de hacer”.

-¿Sólo las dependencias de gobierno son sujetos obligados?

-No hay que olvidar la conformación del gobierno desde una perspectiva horizontal y vertical, es decir, son sujetos obligados los niveles municipal, estatal y federal, pero también los poderes ejecutivo, judicial y legislativo, los órganos autónomos, toda unidad del poder público tiene obligaciones en materia de gestión documental y de archivos.

-La idea de la ley general es que todos estemos hablando el mismo idioma, que no haya disparidad de conceptos o principios o de obligaciones en materia archivística; la ley general debe ser la columna vertebral de todo el sistema.