La edición en el documento histórico

En el área de Reprografía del Archivo General de Estado de Oaxaca (AGEO) se lleva a cabo un proceso de digitalización para el resguardo del acervo histórico; durante ese proceso también se hace una edición a los archivos digitales.

Pero ¿Qué entendemos por edición de documentos? La mayoría de las personas concibe la palabra edición como alterar o “embellecer”, ocultando o corrigiendo los defectos en una imagen digital. En el caso de los documentos, que el documento quede “mejor”. Antes de relacionarme con un Archivo Histórico yo pensaba así pero, esto es una equivocación.

El propósito de este artículo es acercar a nuestros lectores a lo que en reprografía significa la edición de archivos digitales, en documentos históricos.

La edición digital es un proceso posterior a la digitalización de fojas, mapas, planos o fotografías, que de acuerdo con las necesidades,convierte al archivo en formato JPG, TIFF, PDF, etc..., o elige cuántos puntos por pulgada necesita la imagen (400 o 300 dpi) dependiendo el uso de la misma. También es el colocarle una marca de agua.

Dependiendo del documento que se esté trabajando,se realiza su edición, es decir, no es lo mismo editar una foja, un plano o una fotografía, pues a cada uno se le proporcionan atributos diferentes.

Las fojas solo se recortan con una delimitación de entre 2 a 5 milímetros fuera del borde. ¿Qué significa dejar ese margen sobre el archivo? esta es una prueba de que el documento no ha sido modificado o cortado de forma incompleta, respetando la irregularidad en sus bordes y conservando los deterioros del mismo para demostrar que la información no ha sido alterada o borrada.

En el caso de las fotografías sucede lo mismo. Aunque en ocasiones estas llegan estar adheridas a un documento con información, haciendo que dicho acervo sea más rico en historia y logrando un mayor interés para el investigador, se tiene que respetar el tamaño de la foja completa con la fotografía incluida, se deja el tamaño de la delimitación del margen y sólo se convierte en los diferentes tipos de formatos requeridos.

Respecto a la edición de mapas y planos se utiliza el empalme, que es la unión de varias porciones de imagen, la cual se realiza cuando el documento supera el tamaño de 70 x 50 cm se tienen que hacer 2 o más capturas del documento, la edición consiste en unir estas partes para que puedan formar una sola imagen.El empalme requiere precisión y paciencia para poder unir las imágenes con los menores errores posibles y que al verse a simple vista, no se noten las uniones.

Una vez hecha la unión de dichas capturas, se define un margen de entre 2 a 5 milímetros que nos informa que el documento esta escaneado en su totalidad, se agrega la marca de agua y se convierte a los formatos solicitados.

¿Cuánto tiempo toma editar estos documentos? Depende de la cantidad de hojas digitalizadas y de capturas. Si lo que hay que digitalizar es un expediente completo, algunos de ellos pueden tener más de 100 fojas y en ocasiones se pueden tomar hasta 200 capturas. Lo mismo pasa con las fotografías, mientras que los planos y mapas varían según la cantidad y el tamaño de los mismos.

El fin último de este proceso es lograr la mejor calidad posible en el archivo digital y así tener la satisfacción de que la labor realizada en el Departamento de reprografía, se basa en el trabajo de equipo y la confianza que se tiene dentro de las diferentes áreas del AGEO, que son las que previamente han trabajado con el documento y se esfuerzan para que éste, se conserve de la mejor manera y llegue así en óptimas condiciones al proceso de digitalización.